1. BEVEZETÉS
Az Office Depot Hungary Kft. (1146 Budapest, Szabó József u 6.) (a továbbiakban Office Depot, szolgáltató, adatkezelő), mint adatkezelő, magára nézve kötelezőnek ismeri el jelen jogi közlemény tartalmát. Kötelezettséget vállal arra, hogy a tevékenységével kapcsolatos minden adatkezelés megfelel a jelen szabályzatban és a hatályos jogszabályokban meghatározott elvárásoknak.
Az Office Depot adatkezeléseivel kapcsolatos tájékoztatás folyamatosan elérhető a http://www.officedepot.hu/adatvedelem címen.
Az Office Depot fenntartja magának a jogot jelen tájékoztató bármikori megváltoztatására. Természetesen az esetleges változásokról kellő időben értesíti közönségét.
Az Office Depot elkötelezett vásárlói és partnerei személyes adatainak védelmében, kiemelten fontosnak tartja ügyfelei információs önrendelkezési jogának tiszteletben tartását. Az Office Depot a személyes adatokat bizalmasan kezeli, és megtesz minden olyan biztonsági, technikai és szervezési intézkedést, mely az adatok biztonságát garantálja. Az Office Depot az alábbiakban ismerteti adatkezelési elveit, bemutatja azokat az elvárásokat, melyeket saját magával, mint adatkezelővel szemben megfogalmazott, és betart. Adatkezelési alapelvei összhangban vannak az adatvédelemmel kapcsolatos hatályos jogszabályokkal, így különösen az alábbiakkal: - 1992. évi LXIII. törvény - a személyes adatok védelmérol és a közérdeku adatok nyilvánosságáról (a továbbiakban Avtv., adatvédelmi törvény);
- 2000. évi C. törvény - a számvitelrol (Számv. tv.);
- 2001. évi CVIII. törvény - az elektronikus kereskedelmi szolgáltatások, valamint az információs társadalommal összefüggő szolgáltatások egyes kérdéseiről (Eker. tv.);
- 2008. évi XLVIII. törvény - a gazdasági reklámtevékenység alapveto feltételeirol és egyes korlátairól (Grt.).
2. DEFINÍCIÓK
2.1. személyes adat: bármely meghatározott (azonosított vagy azonosítható) természetes személlyel (érintett) kapcsolatba hozható adat, az adatból levonható, az érintettre vonatkozó következtetés. A személyes adat az adatkezelés során mindaddig megorzi e minoségét, amíg kapcsolata az érintettel helyreállítható. A személy különösen akkor tekintheto azonosíthatónak, ha ot - közvetlenül vagy közvetve - név, azonosító jel, illetoleg egy vagy több, fizikai, fiziológiai, mentális, gazdasági, kulturális vagy szociális azonosságára jellemzo tényező alapján azonosítani lehet;
2.2. hozzájárulás: az érintett kívánságának önkéntes és határozott kinyilvánítása, amely megfelelo tájékoztatáson alapul, és amellyel félreérthetetlen beleegyezését adja a rá vonatkozó személyes adatok - teljes köru vagy egyes műveletekre kiterjedo - kezeléséhez;
2.3. tiltakozás: az érintett nyilatkozata, amellyel személyes adatainak kezelését kifogásolja, és az adatkezelés megszüntetését, illetve a kezelt adatok törlését kéri;
2.4. adatkezelő: az a természetes vagy jogi személy, illetve jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet, aki vagy amely az adatok kezelésének célját meghatározza, az adatkezelésre (beleértve a felhasznált eszközt) vonatkozó döntéseket meghozza és végrehajtja, vagy az általa megbízott adatfeldolgozóval végrehajtatja;
2.5. adatkezelés: az alkalmazott eljárástól függetlenül az adatokon végzett bármely művelet vagy a műveletek összessége, így például gyujtése, felvétele, rögzítése, rendszerezése, tárolása, megváltoztatása, felhasználása, továbbítása, nyilvánosságra hozatala, összehangolása vagy összekapcsolása, zárolása, törlése és megsemmisítése, valamint az adatok további felhasználásának megakadályozása. Adatkezelésnek számít a fénykép-, hang- vagy képfelvétel készítése, valamint a személy azonosítására alkalmas fizikai jellemzok (pl. ujj- vagy tenyérnyomat, DNS-minta, íriszkép) rögzítése is;
2.6. adattovábbítás: ha az adatot meghatározott harmadik személy számára hozzáférhetővé teszik;
2.7. nyilvánosságra hozatal: ha az adatot bárki számára hozzáférhetővé teszik;
2.8. adattörlés: az adatok felismerhetetlenné tétele oly módon, hogy a helyreállításuk többé nem lehetséges;
2.9. adatzárolás: az adatok továbbításának, megismerésének, nyilvánosságra hozatalának, átalakításának, megváltoztatásának, megsemmisítésének, törlésének, összekapcsolásának vagy összehangolásának és felhasználásának véglegesen vagy meghatározott idore történő lehetetlenné tétele;
2.10. adatmegsemmisítés: az adatok vagy az azokat tartalmazó adathordozó teljes fizikai megsemmisítése;
2.11. adatfeldolgozás: az adatkezelési műveletekhez kapcsolódó technikai feladatok elvégzése, függetlenül a műveletek végrehajtásához alkalmazott módszertol és eszköztol, valamint az alkalmazás helyétől;
2.12. adatfeldolgozó: az a természetes vagy jogi személy, illetve jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet, aki vagy amely az adatkezelő megbízásából személyes adatok feldolgozását végzi;
2.13. harmadik személy: olyan természetes vagy jogi személy, illetve jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet, amely vagy aki nem azonos az érintettel, az adatkezelővel vagy az adatfeldolgozóval;
2.14. harmadik ország: minden olyan állam, amely nem EGT-állam.
3. ALAPELVEK AZ OFFICE DEPOT ADATKEZELÉSE SORÁN
Személyes adat akkor kezelhető, ha
a) ahhoz az érintett hozzájárul, vagy
b) azt törvény vagy - törvény felhatalmazása alapján, az abban meghatározott körben - helyi önkormányzat rendelete elrendeli. Cselekvoképtelen és korlátozottan cselekvoképes kiskorú személy nyilatkozatához a törvényes képviselojének hozzájárulása szükséges, kivéve azon szolgáltatás részeket, ahol a nyilatkozat a mindennapi életben tömegesen előforduló regisztrációt céloz, és különösebb megfontolást nem igényel. Személyes adatot kezelni csak meghatározott célból, jog gyakorlása és kötelezettség teljesítése érdekében lehet. Az adatkezelésnek minden szakaszában meg kell felelnie e célnak. Csak olyan személyes adat kezelhető, amely az adatkezelés céljának megvalósulásához elengedhetetlen, a cél elérésére alkalmas, csak a cél megvalósulásához szükséges mértékben és ideig. Személyes adat csak megfelelo tájékoztatáson alapuló beleegyezéssel kezelhető. Az érintettet - egyértelműen, közérthetően és részletesen - tájékoztatni kell az adatai kezelésével kapcsolatos minden tényrol, így különösen az adatkezelés céljáról és jogalapjáról, az adatkezelésre és az adatfeldolgozásra jogosult személyéről, az adatkezelés időtartamáról, illetve arról, hogy kik ismerhetik meg az adatokat. A tájékoztatásnak ki kell terjednie az érintett adatkezeléssel kapcsolatos jogaira és jogorvoslati lehetőségeire is. A kezelt személyes adatoknak meg kell felelniük az alábbi követelményeknek:
a) felvételük és kezelésük tisztességes és törvényes;
b) pontosak, teljesek és ha szükséges időszeruek;
c) tárolásuk módja alkalmas arra, hogy az érintettet csak a tárolás céljához szükséges ideig lehessen azonosítani. Korlátozás nélkül használható, általános és egységes személyazonosító jel alkalmazása tilos. A személyes adatok akkor továbbíthatók, valamint a különböző adatkezelések akkor kapcsolhatók össze, ha az érintett ahhoz hozzájárult, vagy törvény azt megengedi, és ha az adatkezelés feltételei minden egyes személyes adatra nézve teljesülnek. Személyes adat (beleértve a különleges adatot is) az országból - az adathordozótól vagy az adatátvitel módjától függetlenül - harmadik országban lévő adatkezelő vagy adatfeldolgozó részére akkor továbbítható, ha ahhoz az érintett kifejezetten hozzájárult, vagy azt törvény lehetővé teszi, és a harmadik országban az átadott adatok kezelése, illetőleg feldolgozása során biztosított a személyes adatok megfelelo szintű védelme. Az Európai Gazdasági Térség tagállamaiba irányuló adattovábbítást úgy kell tekinteni, mintha a Magyar Köztársaság területén belüli adattovábbításra kerülne sor.
4. A SZEMÉLYES ADATOK KÖRE, AZ ADATKEZELÉS CÉLJA, JOGCÍME ÉS IDŐTARTAMA
Az Office Depot Hungary Kft. szolgáltatásainak adatkezelései önkéntes hozzájáruláson alapulnak. Bizonyos esetekben azonban a megadott adatok egy körének kezelését, tárolását, továbbítását jogszabályok teszik kötelezővé, melyrol külön értesítjük közönségünket.
Felhívjuk az Office Depot részére adatközlok figyelmét, hogy amennyiben nem saját személyes adataikat adják meg, az adatközlo kötelessége az érintett hozzájárulásának beszerzése.
4.1. OFFICE DEPOT VEVOTÖRZS
Az adatkezelés célja: a vásárlók nyilvántartása, egymástól való megkülönböztetése, a megrendelés megkönnyítése, a megrendelések teljesítése, vásárlói kapcsolattartás, a vásárlói szokások elemzése, direkt marketing üzenetek küldése.
Az adatkezelés jogalapja: az érintett hozzájárulása, a gazdasági reklámtevékenység alapveto feltételeirol és egyes korlátairól szóló 2008. évi XLVIII. törvény 6. §-a.
A kezelt adatok köre: azonosítószámok, vevo neve, cégjegyzékszám, fizetési mód, adószám, bankszámlaszám, klubkártya száma, számlázási és szállítási cím, fax szám, kapcsolattartó neve, e-mail cím, dátum, aláírás, értékesíto ügynök kódja, direkt marketing hozzájárulás, vásárlási adatok.
Az adatkezelés idotartama: 10 év
Adattovábbítás: az Office Depot Kft. 4.2. pontja szerinti Vásárlói adatok adatbázisába. Az adatok módosítását és törlését a Vevoszolgálaton, illetve jelen tájékoztató 6. pontjában közzétett elérhetőségeken lehet kérni.
4.2. MEGRENDELOI ÉS VÁSÁRLÓI ADATOK
Az adatkezelés célja: a megrendelés, annak kiszolgálása, a vásárlás és a fizetés dokumentálása, számviteli kötelezettség teljesítése.
Az adatkezelés jogalapja: az érintett hozzájárulása, a számvitelrol szóló 2000. évi C. törvény 169. § (2) bekezdése.
A kezelt adatok köre: tranzakció száma, dátuma és idopontja, bizonylat tartalma, vevokód, club kártya szám, áfás számla esetén név, cím és adószám.
Az adatkezelés idotartama: 8 év. A bankkártyás fizetéseket az OTP Bank Nyrt. (1051 Budapest Nádor utca 16.) rendszere szolgálja ki. A kintlévoségeket az Intrum Justitia Kft. (1139 Budapest, Pap Károly u. 4-6.) kezeli.
4.3. OFFICE DEPOT CLUB
Az adatkezelés célja: a vásárlók nyilvántartása, egymástól való megkülönböztetése, a személyre szabott kedvezmények nyújtása, vásárlói kapcsolattartás, a vásárlói szokások elemzése, direkt marketing üzenetek küldése.
Az adatkezelés jogalapja: az érintett hozzájárulása, a gazdasági reklámtevékenység alapveto feltételeirol és egyes korlátairól szóló 2008. évi XLVIII. törvény 6. §-a.
A kezelt adatok köre: azonosítószám, pin kód, név (cégnév), cím, telefonszám, kapcsolattartó neve, foglalkozása, munkahely címe, telefonszáma, fax száma, e-mail cím, kedvezmények igénybevételére jogosult személy neve, a cég méretére és tevékenységére vonatkozó adatok, direkt marketing hozzájárulás, vásárlási adatok, kedvezménypontok.
Az adatkezelés idotartama: 10 év
Adattovábbítás: az Office Depot Kft. 4.2. pontja szerinti Vásárlói adatok adatbázisába. Az adatok módosítását és törlését a Vevoszolgálaton, illetve jelen tájékoztató 6. pontjában közzétett elérhetőségeken lehet kérni.
4.4. OFFICE DEPOT ELEKTRONIKUS HíRLEVÉL
Az adatkezelés célja: reklámot is tartalmazó e-mail hírlevelek küldése az érdeklodok részére.
Az adatkezelés jogalapja: az érintett önkéntes hozzájárulása és a gazdasági reklámtevékenység alapveto feltételeirol és egyes korlátairól szóló 2008. évi XLVIII. törvény 6. § (5) bekezdése.
A kezelt adatok köre: név, cím, telefonszám, faxszám, e-mail cím, cégméretre, tevékenységi körre utaló adatok.
Az adatok törlésének határideje: a hozzájárulás visszavonásáig. A hírlevelet lemondani a hírlevél alján található Leiratkozás linkre kattintva lehet.
4.5. BOLTI KAMERARENDSZER
Az adatok kezelője az NSG Security Kft.
4.6. TELEFONBESZÉLGETÉSEK RÖGZíTÉSE
Az adatkezelés célja: minoségjavítás, a vásárlói igények és problémák dokumentálása és hatékonyabb elintézése, direkt marketing hozzájárulások dokumentálása.
Az adatkezelés jogalapja: az érintett hozzájárulása.
A kezelt adatok köre: az ügyfél és az Office Depot kollégájának telefonbeszélgetése, a beszélgetés dátuma és idopontja.
Az adatkezelés idotartama: 5 év.
4.7. AZ OFFICE DEPOT HONLAPJAI
A http://www.officedepot.hu és a http://www.officedepotaruhaz.hu címeken elérhető portálok html kódja az Office Depot-tól független, külso szerverrol érkezo és külso szerverre mutató hivatkozásokat is tartalmaz. E hivatkozások szolgáltatói az o szerverükre történo közvetlen kapcsolódás miatt felhasználói adatokat képesek gyujteni. Külso szolgáltató segíti a honlap látogatottsági és egyéb webanalitikai adatainak független mérését (Google Analytics). A mérési adatok kezelésérol az adatkezelő tud részletes felvilágosítást nyújtani.
elérhetősége: http://www.google.com/analytics A szolgáltató a testre szabott kiszolgálás érdekében a felhasználó számítógépén kis adatcsomagot, ún. cookie-t helyez el.
A cookie-t a felhasználó képes törölni saját számítógépérol, illetve beállíthatja böngészojét, hogy a cookie-k alkalmazását tiltsa.
4.8. KAPCSOLAT, AZ ÖN VÉLEMÉNYE, KATALÓGUSRENDELÉS
Az Office Depot a beérkezett leveleket, és e-maileket a küldo nevével és e-mail címével, valamint más, önként megadott személyes adatával együtt, az ügy elintézésétol számított legfeljebb 5 év elteltével törli.
4.9. EGYÉB ADATKEZELÉSEK
E tájékoztatóban fel nem sorolt adatkezelésekrol az adat felvételekor adunk tájékoztatást. Tájékoztatjuk látogatóinkat, hogy a bíróság, az ügyész, a nyomozó hatóság, szabálysértési hatóság, a közigazgatási hatóság, az adatvédelmi biztos illetoleg jogszabály felhatalmazása alapján más szervek tájékoztatás adása, adatok közlése, átadása, illetoleg iratok rendelkezésre bocsátása végett megkeresheti az adatkezelőt.
Az Office Depot a hatóságok részére - amennyiben a hatóság a pontos célt és az adatok körét megjelölte - személyes adatot csak annyit és olyan mértékben ad ki, amely a megkeresés céljának megvalósításához elengedhetetlenül szükséges.
5. A SZEMéLYES ADATOK TÁROLÁSÁNAK MÓDJA, AZ ADATKEZELÉS BIZTONSÁGA
Az Office Depot Hungary Kft. számítástechnikai rendszerei és más adatmegorzési helyei a székhelyén, telephelyein, az Office Depot s.r.o. (Cseh Köztársaság, 25301 Hostivice, Floriánova 2461.) vállalatnál, az Externet Nyrt. 1117 Budapest, Hauszmann Alajos utca 2. címén, továbbá adatfeldolgozóinál találhatók meg. Az Office Depot a személyes adatok kezeléséhez a szolgáltatás nyújtása során alkalmazott informatikai eszközöket úgy választja meg és üzemelteti, hogy a kezelt adat:
a) az arra feljogosítottak számára hozzáférheto (rendelkezésre állás);
b) hitelessége és hitelesítése biztosított (adatkezelés hitelessége);
c) változatlansága igazolható (adatintegritás);
d) a jogosulatlan hozzáférés ellen védett (adat bizalmassága)
legyen. Az Office Depot olyan műszaki, szervezési és szervezeti intézkedésekkel gondoskodik az adatkezelés biztonságának védelméről, amely az adatkezeléssel kapcsolatban jelentkező kockázatoknak megfelelő védelmi szintet nyújt. Az Office Depot az adatkezelés során megorzi
a) a titkosságot: megvédi az információt, hogy csak az férhessen hozzá, aki erre jogosult;
b) a sértetlenséget: megvédi az információnak és a feldolgozás módszerének a pontosságát és teljességét;
c) a rendelkezésre állást: gondoskodik arról, hogy amikor a jogosult használónak szüksége van rá, valóban hozzá tudjon férni a kívánt információhoz, és rendelkezésre álljanak az ezzel kapcsolatos eszközök. Az Office Depot informatikai rendszere és hálózata egyaránt védett a számítógéppel támogatott csalás, kémkedés, szabotázs, vandalizmus, tűz és árvíz, továbbá a számítógépvírusok, a számítógépes betörések és a szolgálatmegtagadásra vezető támadások ellen. Az Office Depot a biztonságról szerverszintű és alkalmazásszintű védelmi eljárásokkal gondoskodik. Tájékoztatjuk látogatóinkat, hogy az interneten továbbított elektronikus üzenetek, protokolltól (e-mail, web, ftp, stb.) függetlenül sérülékenyek az olyan hálózati fenyegetésekkel szemben, amelyek tisztességtelen tevékenységre, szerződés vitatására, vagy az információ felfedésére, módosítására vezetnek. Az ilyen fenyegetésektol megvédendo a szolgáltató megtesz minden tole elvárható óvintézkedést. A rendszereket megfigyeli annak érdekében, hogy minden biztonsági eltérést rögzíthessen, és bizonyítékkal szolgálhasson minden biztonsági esemény esetében. A rendszermegfigyelés ezen kívül lehetővé teszi az alkalmazott óvintézkedések hatékonyságának ellenőrzését is.
6. AZ ADATKEZELŐ ADATAI, ELÉRHETŐSÉGE Név: Office Depot Hungary Kft.
Székhely: 1146 Budapest, Szabó József u. 6.
Cégjegyzékszám: 01-09-662259
Cégbejegyzés: Fővárosi Bíróság, mint Cégbíróság
Adószám: 12283790-2-42
E-mail cím: rendeles@officedepot.hu
Adatkezelési nyilvántartási azonosító: 2058-0002, 2058-0003, 2058-0004.
7. AZ ADATFELDOLGOZÓK ADATAI, ELÉRHETŐSÉGEI Név: Erba 96 Kft.
Székhely: 1097 Budapest, Könyves Kálmán krt. 5/B. Név: Pénzjegynyomda Zrt.
Székhely: 1055 Budapest, Markó u. 13-17. Név: Web General
Székhely: 7981 Molvány, Fő u. 16. A küldemények kézbesítését a Magyar Posta Zrt. (1122 Budapest, Krisztina krt. 6-8.) és a Merland Expressz Kft. (2241 Sülysáp, Szent István tér 6.) végzi.
8. JOGORVOSLATI LEHETŐSÉGEK
Az érintett tájékoztatást kérhet személyes adatai kezeléséről, valamint kérheti személyes adatainak helyesbítését, illetve - a jogszabályban elrendelt adatkezelések kivételével - törlését.
Az érintett kérelmére az Office Depot, mint adatkezelő tájékoztatást ad az általa kezelt, illetőleg az általa megbízott feldolgozó által feldolgozott adatairól, az adatkezelés céljáról, jogalapjáról, időtartamáról, az adatfeldolgozó nevéről, címérol (székhelyérol) és az adatkezeléssel összefüggő tevékenységéről, továbbá arról, hogy kik és milyen célból kapják vagy kapták meg az adatokat. Az adatkezelő a kérelem benyújtásától számított legrövidebb idő alatt, legfeljebb azonban 30 napon belül írásban, közérthető formában adja meg a tájékoztatást. E tájékoztatás ingyenes, ha a tájékoztatást kérő a folyó évben azonos területre vonatkozó tájékoztatási kérelmet az adatkezelőhöz még nem nyújtott be. Egyéb esetekben az Office Depot költségtérítést állapít meg. Az Office Depot a személyes adatot törli, ha kezelése jogellenes, az érintett kéri, az adatkezelés célja megszűnt, vagy az adatok tárolásának törvényben meghatározott határideje lejárt, azt a bíróság vagy az adatvédelmi biztos elrendelte. Az Office Depot a helyesbítésrol és a törlésrol az érintettet, továbbá mindazokat értesíti, akiknek korábban az adatot adatkezelés céljára továbbították. Az értesítés mellozhető, ha ez az adatkezelés céljára való tekintettel az érintett jogos érdekét nem sérti. Az érintett tiltakozhat személyes adatának kezelése ellen, ha
a) a személyes adatok kezelése (továbbítása) kizárólag az adatkezelő vagy az adatátvevő jogának vagy jogos érdekének érvényesítéséhez szükséges, kivéve, ha az adatkezelést törvény rendelte el;
b) a személyes adat felhasználása vagy továbbítása közvetlen üzletszerzés, közvélemény-kutatás vagy tudományos kutatás céljára történik;
c) a tiltakozás jogának gyakorlását egyébként törvény lehetővé teszi. Az Office Depot - az adatkezelés egyidejű felfüggesztésével - a tiltakozást a kérelem benyújtásától számított legrövidebb időn belül, de legfeljebb 15 nap alatt megvizsgálja, és annak eredményérol a kérelmezőt írásban tájékoztatja. Amennyiben a tiltakozás indokolt, az adatkezelő az adatkezelést - beleértve a további adatfelvételt és adattovábbítást is - megszünteti, és az adatokat zárolja, valamint a tiltakozásról, illetőleg az annak alapján tett intézkedésekrol értesíti mindazokat, akik részére a tiltakozással érintett személyes adatot korábban továbbította, és akik kötelesek intézkedni a tiltakozási jog érvényesítése érdekében.
Amennyiben az érintett az adatkezelőnek a meghozott döntésével nem ért egyet, az ellen - annak közlésétől számított 30 napon belül - bírósághoz fordulhat. Az Office Depot az érintett adatát nem törölheti, ha az adatkezelést törvény rendelte el. Az adat azonban nem továbbítható az adatátvevő részére, ha az adatkezelő egyetértett a tiltakozással, illetőleg a bíróság a tiltakozás jogosságát megállapította.
Az érintett a jogainak megsértése esetén az adatkezelő ellen bírósághoz fordulhat. A bíróság az ügyben soron kívül jár el.
Az Office Depot az érintett adatainak jogellenes kezelésével vagy a technikai adatvédelem követelményeinek megszegésével másnak okozott kárt megtéríti. Az adatkezelő mentesül a felelősség alól, ha a kárt az adatkezelés körén kívül eső elháríthatatlan ok idézte elő.
Nem kell megtéríteni a kárt annyiban, amennyiben az a károsult szándékos vagy súlyosan gondatlan magatartásából származott. Amennyiben az Office Depot Hungary Kft. adatkezelésével kapcsolatban problémája van, forduljon adatvédelmi auditorunkhoz: www.ppos.hu/audit Jogorvoslati lehetőséggel, panasszal az Adatvédelmi Biztos irodájánál lehet élni: Név: Adatvédelmi Biztos Hivatala
Székhely: 1051 Budapest, Nádor u. 22.
Postacím: 1387 Budapest, Pf.: 40.
Telefon: 06.1.475.7186, 475.7100
Telefax: 06.1.269.3541
E-mail: adatved@obh.hu Copyright: PPOS Dr. Kulcsár Zoltán. Minden jog fenntartva. Adatvédelem http://www.ppos.hu A nyilatkozat letöltése PDF-ben | 
