Praktikus irodai eszközök – gyors és hatékony munka
A jó minőségű, praktikus irodai eszközök (mint például a számológép, iratmegsemmisítő, lamináló vagy spirálozó) nagyban megkönnyítik a munkát – ez egyértelmű mindenki számára, aki dolgozott már irodában. Az iroda mint munkahely szerepe napjainkban változóban van. A home office elterjedése átértékeli a jelentőségét, hiszen bár az otthoni munkavégzésnek számos előnye van (pl. felszabadul a munkába való eljutásra fordított idő, munka közben felügyelhetünk a beteg vagy otthonról tanuló gyermekünkre stb.), azonban vannak olyan munkafolyamatok (pl. a koncentrált munka vagy a csapatmunka), amelyek nem mindig megvalósíthatók otthoni környezetben. Így az irodára mint munkahelyre mindig szükség lesz.
Az irodában végzett munka hatékonysága sokszor apróságokon múlik. Valószínűleg mindenki tapasztalta már, hogy a legnagyobb hajrá közepén elkeveredett a számológép, beleszorul a kapocs a tűzőgépbe, az olló nem vágja, hanem tépi a papírt, és az asztalon felhalmozott bögrényi golyóstoll között egy sincs, ami írna. Ezek a gyakran előforduló malőrök tulajdonképpen a rend hiányára vezethetők vissza.
A rendrakás sokszor nem vonzó időtöltés egy munkahelyen, mert nem látványos, nem jár érte jutalom. Pedig a rend kialakítása és fenntartása a hatékony munkavégzés alapja. Rend, rendszer nélkül csak ideig-óráig tudnak működni a dolgok, hosszú távon biztosan nem. Ha jobban átgondoljuk munkamódszereinket, sokkal hatékonyabban tudunk dolgozni; és a megfelelő, jó minőségű, tartós irodaszerek használatával jelentős megtakarítást érhetünk el a költségek terén is. Munkamódszereink átgondolása, a konkrét feladathoz való optimalizálása és a megfelelő irodai eszközök használata együttesen garantálja a gyors, hatékony munkavégzést.
Az irodai rend kialakításának és fenntartásának kulcsfontosságú eleme a kezeink között megforduló iratok kontroll alatt tartása. Közkeletű és bevált módszer, ha következetesen, kategorizált mappákban – pl. bejövő, kimenő, lefűzendő – tartjuk az aktuális dokumentumokat. Ha egy címkézőgép segítségével készítjük el a mappák feliratait, akkor az iroda vizuális képe mindig harmonikus, rendezett és egységes lesz. A már aktualitását vesztett, felesleges papíroktól célszerű azonnal megszabadulni. Legjobb, ha az asztalunk mellett tartunk egy iratmegsemmisítő készüléket, és azt naponta használjuk is. Ha erre nincs mód, akkor egy félreeső helyen gyűjtsük a felesleges dokumentumokat, és napi, heti rendszerességgel szanáljuk azokat.
A már nem aktuális, de megőrzendő anyagokat archiváljuk. Az archiválásra, lefűzésre több jó módszer közül választhatunk. A nagyon fontos dolgokat laminálással megvédhetjük a szennyeződéstől, az egy ügyhöz tartozó összes dokumentumot pedig spirálkötéssel vagy karos mappa használatával egy helyre rendezhetjük. A kevésbé terjedelmes, vagy még nem teljesen lezárt anyagok kezelésére jó módszer az iratsínek használata, hiszen egy mozdulattal eltávolíthatjuk a sínt, és az újabb papírokat könnyedén a többihez csoportosíthatjuk. A különböző vágógépek akkor jelentenek nagy segítséget, ha a szabvány irodai A4 mérettől eltérő méretű papírokra van szükségünk, például meghívók vagy névjegykártyák készítésekor. Használatukkal könnyedén a kívánt méretre szabhatjuk a lapokat.
A számológépek is hasznos segítőtársak, ha néhány fejben nehezen elvégezhető számítási művelettel kell megbirkóznunk, de nem akarjuk a számítógép valamely programját erre használni. Nagyobb mennyiségű számítás esetén érdemesebb az erre szolgáló szoftverek közül választani egy hatékonyabbat.
A vonalkód alapú adatbevitel főleg a kereskedelem, logisztika területén elterjedt, ahol óriási mennyiségű adat (termék, csomag stb.) útját kell pontosan, lehetőleg hiba nélkül követni. A vonalkód lényegében egy speciális, különböző vastagságú vonalakból és üres sávokból összeálló adatsor, amely termékazonosításra szolgál. A vonalkód olvasók ezt az adatsort értelmezik, és eljuttatják a hozzájuk kapcsolt számítógépekhez további feldolgozásra. A vonalkód leolvasók használata napjainkra a kereskedelem szinte minden területén elengedhetetlenné vált, de főleg pénztárakban, raktárakban, csomag- vagy levélfeladás közben találkozhatunk velük a leggyakrabban.
A megfelelő munkamódszerek kialakításával és jó minőségű, praktikus munkaeszközök használatával megkönnyíthetjük, meggyorsíthatjuk és pontosabbá tesszük feladataink elvégzését!