Irodaszer & Irodatechnika

Mindennapjaink „segítőtársai”: az irodaszerek

Az irodaszerek életünk minden területén jelen vannak, ez tagadhatatlan. Hiába a technikai fejlődés, aligha van olyan háztartás, amelyben ne találnánk meg a legalapvetőbbeket. Egy-egy radír, gumis mappa vagy olló akkor is hever a legtöbb ember asztalán, ha nem működtet irodát a lakásában, nem tanul, és iskolás korú gyermek sincs a családjában. Ezek azok a kellékek, amelyekre a hétköznapokban soha nem gondolunk, egészen addig, amíg el nem fogynak, és gyorsan el kell futni értük a boltba. Ha irodai munkát végzünk, esetleg tanulunk, életünk kulcsfontosságú eszközeivé válnak ezek a termékek. Érdemes hát átgondolni, milyen irodaszerek kerüljenek a kosarunkba, ha papírboltba tévedünk, mely élethelyzetben mi mindenre lehet szükségünk.

Ha nincs is iskolás gyermek a közvetlen környezetünkben, mindannyian emlékszünk a nyár végi, ősz eleji papírbolti nagybevásárlásokra, amikor a tanévnyitó előtt megvettük a tankönyveket a következő évre, majd rohantunk az írószerüzletbe, hogy beszerezzünk minden szükséges apróságot, amelyek nélkülözhetetlenek a tanévkezdéshez. Ceruzák, ragasztók, hibajavítók, mindenféle színes regiszterek és elválasztók sorakoztak a polcokon, s bár az élelmes szülő zsebében általában ott lapult a bevásárlólista, a választás így sem volt könnyű. Nem csak azért, mert a választék hatalmas. Olyan egyszerű kellékekből is, mint az etikettcímke vagy a hegyező, rengeteg színű, méretű és formájú verzió lelhető fel az üzletekben és webshopokon. Az a kérdés is meg szokta nehezíteni a döntést, hogy a termék kiválasztásánál az esztétikum vagy a hatékonyság, illetve az időtállóság legyen a fő szempont. Valószínűleg a legtöbb kisiskolást nem az befolyásolja ilyen esetekben, hogy újdonsült felírótáblája lehetőleg több tanéven keresztül kiszolgálja, hanem hogy az minél szebb, színesebb, vonzóbb külsővel rendelkezzen. Ezzel szemben a szülők általában az időtállóbb, strapabíróbb darabokat részesítik előnyben, s persze, a termékek ára sem elhanyagolható szempont.

A középiskolai, majd az egyetemi évek alatt már egészen más szempontok szerint válogatjuk össze a papírbolti árukat. Háttérbe szorul az igény a Disney-mintákat és a csillogó-villogó megjelenést illetően, és előtérbe kerül az eszközök funkcionalitása, hatékonysága, időtállósága. Továbbá itt már nem a szülők jegyzetei alapján emeljük le a polcról a listán lévő darabokat, hanem tapasztalatból tudjuk, hogy mi mindenre van szükségünk. Van egy kialakult szokásrendszerünk és ízlésünk, amely alapján el tudjuk dönteni, hogy például tokos iratrendezőt, gumismappát, esetleg harmónika-irattartót használunk szívesebben, illetve melyiket milyen célra érdemes beszerezni.

Vannak olyan emberek, akik számára a mindenféle színű mappák megkönnyítik a dokumentumok színkódolását, így azok egyszerűbben azonosíthatóvá és megtalálhatóvá válnak. Mások jobban szeretik genothermekben tárolni irataikat, s azokat egy nagyobb gyűrűskönyvben lefűzni. Megint mások a tokos iratrendezőket részesítik előnyben, amelyek szintén többféle méretben és színben kaphatók.

Sokan alkalmazzák rendszerezésre a már említett színkódolást, amely nagyszerű lehetőség anyagaink villámgyors megtalálására. Nem kell többet áttúrnunk több fióknyi papírt, hogy előkerítsünk egy jótállási jegyet vagy egy dolgozatot. Hiszen, ha megszokjuk, hogy például a nyelvtanfolyamon kapott feladatsorok és szójegyzékek a piros mappában vannak, a receptgyűjteményünk pedig a világos rózsaszín gyorsfűzőben, könnyedén megtalálhatjuk mindig azt, amire éppen szükségünk van. Ugyanígy járhatunk el, ha akár középiskolában, akár a felsőoktatásban tanulunk: a különböző tantárgyhoz tartozó papírjainkat tárolhatjuk más-más színű és mintájú rendszerezőkben. Így egyből tudni fogjuk rövid idő elteltével, hogy példának okán a zöld dossziéhoz nyúljunk, ha a földrajz házi feladatot akarjuk elkészíteni, s hogy a citromsárga mappában vannak az irodalom beadandóhoz összegyűjtött anyagaink.

Ugyancsak a rendszerezést és elválasztást segítik a jelölőcímkék is – használhatjuk őket „könyvjelző” gyanánt vagy egy könyv fejezeteinek elválasztására. De egy aláírásra váró, több oldalas irat esetében rámutathatunk velük azokra a helyekre, ahova az aláírást várjuk. Választási lehetőségek tehát bőven akadnak, csak annyi a teendőnk, hogy megtaláljuk a számunkra megfelelő eszközöket a rendszerezésre, s kialakítsuk saját szokásainkat, amelyek által mindennapi irataink áttekinthetőbbek, munkánk pedig hatékonyabb lesz.

Valamelyest más a helyzet, ha cégünk számára kívánjuk összeválogatni a megfelelő irodai eszközöket. Ez már egy tudatosabb, nagyobb tervezést igénylő feladat, amelyben fontos szerep jut a napi rutin megismerésének is. Érdemes számba venni, hány fő számára, milyen hosszú időszakra szeretnénk irodaszerről gondoskodni. A kollégáink mely eszközöket preferálják, illetve milyen mennyiségű dokumentumot szükséges tárolnunk. Az is fontos kérdés, hogy milyen egyéb irodai műveletek fordulhatnak még elő, amelyeknek valamilyen eszközigényük lehet. A legtöbb cég évente három-négy alkalommal rendel nagyobb mennyiségű irodaszert valamennyi irodai dolgozója számára. Vannak olyan munkahelyek, ahol a kollégákra bízzák, hogy egy adott összeg keretein belül szerezzék be a számukra szükséges eszközöket, amelyeket aztán számla ellenében kifizetnek nekik. Sokan elteszik a fiók mélyére az előző negyedéves vagy éves rendelést, s amikor eljön az újabb irodai holmik beszerzésének ideje, csak azt gondolják végig, hogy a listán szereplő termékek közül mi bizonyult a korábbi időszakban kevésnek, esetleg mi az, amiből még alig használtak.

A használhatóság időtartamát tekintve kétféle típusú terméket érdemes ilyenkor megkülönböztetni. Vannak olyan irodai árucikkek, amelyek gyorsan elhasználódnak, s azokat folyamatosan pótolni szükséges. Ilyenek például a tollak, ceruzák, az öntapadós jegyzettömbök vagy például a genothermek, de egy átlagos irodában vagy munkahelyen hibajavítóból és ragasztóból vagy ragasztószalagból is nagyobb mennyiség elfogy egy év alatt. Ezekből napi szinten többet is elhasználhatunk, ugyanakkor ezek mindegyike egyszer használatos.

A másik csoportot azok az irodai áruk alkotják, amelyeket tartósan, akár évekig használni tudunk, s nem kell őket gyakran leselejtezni. Ilyen például a számológép, amelyet, ha egyszer megvásároltunk, később már csak az elemet kell benne cserélni. Ugyanebbe a kategóriába tartozik a tűzőgép, amelyhez egyszeri beszerzés után már csak tűzőkapcsot kell biztosítani. Etikettnyomtatót sem szokás negyedévente vásárolni, hiszen az jó esetben akár évekig kiszolgálja tulajdonosát, viszont a használatához szükséges címkéből nem árt időnként betárazni.

Könyöklő alátétből létezik két típus is: papírból készült verzió mellett (amely naptárként vagy havi tervezőként is funkcionálhat) már elérhető rengeteg színű, mintájú és méretű darab, amely időtállóbb PVC-ből vagy más anyagból készül. Irattartóknál ugyanígy találhatunk papírból és műanyagból készült darabokat a papírboltok polcain, így eldönthetjük, melyiket használjuk szívesebben, esetleg környezetvédelmi szempontokat is figyelembe véve letehetjük a voksunkat egyik vagy másik terméktípus mellett. Bár a műanyagból készült termékek a köztudatban egybeforrtak a környezetszennyezés fogalmával, és mindannyian tudjuk, hogy ez az anyag káros az élővilágra, vannak olyan termékek, amelyek esetében érdemes mérlegelni, hogy a papírból vagy a műanyagból készült változat mellett döntsünk. Ilyenek például azok a (műanyag) irodaszerek, amelyek jóval hosszabb időn keresztül szolgálnak ki minket, mint papírból készült társaik. Ne feledjük azt se, hogy a műanyag ugyanúgy újrahasznosítható, mint a papír – csak a szelektálás szabályait kell szem előtt tartanunk, és a műanyag tárgyaink leselejtezésénél megfelelően eljárnunk.

Ha tehát elérkezettnek látjuk az időt, hogy meglátogassunk egy papírboltot, vagy az internet előtt ülve, kényelmesen rendeljünk egy irodaszereket forgalmazó webshop kínálatából, célszerű elsőként azt figyelembe venni, milyen célra szeretnénk vásárolni. Ha otthonra, saját használatra kívánunk beszerezni néhány terméket, akkor nincs nehéz dolgunk, de nem árt ilyenkor sem átgondolni bevásárlás előtt igényeinket, elvárásainkat. A lakásunkban általában nem szükséges hatalmas mennyiségű dokumentumot tárolnunk, és valószínűleg hibajavítóból sem használunk el hetente két darabot. Jó eséllyel tehát a tervezés során a mennyiséggel szemben nagyobb hangsúlyt kap a minőség, az esztétikum. Hiszen lehet, hogy a gyűrűskönyvek kiválasztása közben az kapja majd a legfontosabb szerepet, hogy azok színe illeszkedjen a dolgozószobánk tónusaihoz. Ehhez hasonlóan az írószertartók is könnyedén válhatnak asztalunk díszítő elemeivé, ha ügyesen választjuk ki őket. Ugyanakkor ilyenkor sem érdemes megfeledkezni a külső megjelenés mellett a funkcionalitásról sem, hiszen mégiscsak használati tárgyakról van szó, amelyeket azért szerzünk be, hogy azok megkönnyítsék mindennapos tevékenységeinket. Szintén fontos lehet figyelembe venni az eszközök élettartamát, s ha van rá lehetőségünk, olyan típust választani, amely a lehető leghosszabb időn keresztül kiszolgál minket. Szempont lehet a termék „teherbíró képessége is” – saját háztartásunkba válogatva össze a megfelelő árucikkeket azonban nem nehéz átgondolni, hogy például szükségünk van egy erősebb tűzőgépre, vagy megfelel egy gyengébb verzió is. Vagy ha a számológéppel csak összeadni és kivonni szeretnénk, elég lehet egy kevesebb funkcióval rendelkező darab is, ha pedig számviteli tanfolyamra készülünk beiratkozni, jobban járunk egy „okosabb” darabbal.