Irattartó papucs és irattartó tálca: a rend fenntartói az irodában
A zseni uralja a káoszt – az irattartó papucs és az irattartó tálca pedig segít neki ebben. A rend és a szervezettség hatékonyabb munkát eredményez, aki pedig rendszeresen rendet rak maga körül, annak ez előbb-utóbb a vérévé válik.
Sok munkahelyen hagyománya van tavasszal az iratok rendszerezésének. A cégvezetők és a dolgozók ezt azzal indokolják, hogy ha nem foglalkoznának vele, a rendetlenség rövidesen olyan extrém méreteket öltene, hogy a dokumentumok keresgélése órákat venne el minden munkanapból. Ilyenkor először is kategória alapján szétválogatják a dokumentumokat: megnézik, mit lehet archiválni, és mi menjen a havi mappába, aztán ez utóbbin belül készítenek egy-egy külön mappát a könyvelésnek, a szerződéseknek és az ajánlatoknak. Az érintettek nagy része kiemelten fontosnak tartja a címkézést és a színek szerinti csoportosítást is, tehát hogy egy-egy témakörhöz tartozó anyag azonos színű mappába kerüljön. A rendezett hatás érdekében érdemes azonos stílusú mappákat használni, és lehetőleg a feliratozás is egységes betűtípussal történjen.
Praktikus eszköz
A legpraktikusabb eszköz ehhez az irattartó papucs, ami helytakarékos, és ki sem kell kilyukasztanunk a dokumentumokat a tároláshoz. Egyes típusok gerinccímkével rendelkeznek, ami megkönnyíti a már rendszerezett dokumentumok visszakeresését, másoknál pedig a kihúzó lyukfogantyúk segítik a használatot. A leggyakoribb a karton iratpapucs, a strapabíróbb darabok már műanyag borításúak, és létezik tiszta műanyag irattartó papucs is. Üzletünkben is számos különböző méretet, stílust, színt és mintát tartalmaz a kínálat.
A rendezett íróasztal is nagyban hozzájárul a hatékony munkavégzéshez, sőt a munkahelyi közérzetünkhöz is. A káoszban ugyanis nem találjuk meg a szükséges papírokat, elkallódhatnak fontos dokumentumok, és a folyamatos keresgélés igencsak lelassítja a munkát. Ha ismerős a helyzet, vegyünk erőt magunkon, pakoljunk le mindent az íróasztalról, takarítsuk le az asztallapot, és élvezzük a látványt egy-két percig. Ezután pedig csak a valóban fontos és rendszeresen használt dolgokat tegyük rá vissza.
Gondoljuk végig, mik a leggyakrabban használt eszközeink: egy-két ceruza, tollak, naptár, szövegkiemelők, jegyzettömb, irattartó tálca, vagy bármi egyéb. Ha nem használjuk naponta az ollót, lyukasztót, tűzőgépet vagy a papírvágó kést, tegyük be őket az íróasztal fiókjába. A papírokat se tároljuk az asztal tetején egy, vagy esetleg több szanaszét heverő kupacban, hiszen éppen erre lett kitalálva az irattálca. Ha beszerzünk egy háromrekeszes irattartó tálcát a bejövő, aktuális és kimenő dokumentáció számára, máris óriási lépést tettünk a rend felé.
Az íróeszközöket is érdemes egy helyen tartani: egy dobozban a tollakat, ceruzákat és filceket, egy másikban az öntapadós címkéket és a jegyzetfüzeteket. Ne féljünk megválni a felesleges tárgyaktól, például a kifogyott és nem utántölthető golyóstollaktól, vagy azoktól a dokumentumoktól, amelyeket nem kötelező éveken át őriznünk. Az irodákban felhalmozódó papírhegyeket azzal is csökkenthetjük, ha egyszerűen nem nyomtatjuk ki, amit nem muszáj, hanem a felhőben tároljuk. Ha még biztonsági másolatot is készítünk róluk, igazán nem lesz szükség a papírokra.
Rend és jó hangulat
Egy-egy inspiráló idézet vagy magánjellegű tárgy, családi fotó jól mutat az íróasztalon. Ha adunk egy kis személyes jelleget a környezetünknek, az azt mutatja a külvilág felé, hogy jól érezzük magunkat a munkahelyünkön – de azért ne essünk túlzásokba. Időnként egy kis újítást csempészve az íróasztal elrendezésébe megtörhetjük az egyforma napok monotóniáját is.
Ha sikerült rendet teremtenünk az asztalon, tegyük ezt rutinfeladattá, és minden este, a munka végeztével következetesen rakjunk rendet magunk körül. Ezzel egyúttal lezárjuk fejben a munkanapot, mintegy pontot teszünk a végére. Havonta vagy negyedévente pedig lehetőség szerint iktassunk be egy napot, amikor a fiókokban, a polcokon és az e-mailjeink között is rendet rakunk.