Az üzemeltetés kihívásai – mi minden kell, hogy egy létesítmény jól működjön?

Mit értünk egy létesítmény üzemeltetése alatt?

A létesítmény üzemeltetése olyan menedzsment feladat, amely a cégek vagy a különféle vállalkozások hatékony működésére összpontosít. Ez a munkafolyamat biztosítja, hogy a szervezet célkitűzéseit betartsák, és hogy a legjobb gyakorlatokat kövessék, teljesítve a termelékenységi és hatékonysági normákat. A legtöbb cégnél a létesítménygazdálkodási osztály feladata az épület napi működtetése; ezeket a feladatokat kiszervezheti vagy közvetlenül alkalmazott személyzet végezheti. Nagyon fontos, hogy a megbízott alkalmazottak tisztában legyenek a minőségbiztosításra vonatkozó szabályozásokkal, és munkájukat annak szem előtt tartásával végezzék, ugyanis a gondatlanság, az oda nem figyelés súlyos következményekhez vezethet, akár a cég vesztét is okozhatja.

Hogy néz ez ki a mindennapi gyakorlatban?

Az adott szervezet felépítésétől függően e feladatkör szinte bármit jelenthet: a női mellékhelyiségben a szivárgó csap megszerelésétől kezdve akár az elakadt fax javításáig. Az üzemeltetéssel megbízott kolléga vagy csapat felelős azért is, hogy a kávéautomata mindig működjön, az épület állapota folyamatosan megfeleljen a biztonságos használat elvárásainak, hogy eleget tegyen a cég a higiéniára vonatkozó, szigorú szabályozásnak, illetve, hogy mindehhez a tárgyi és személyi feltételek is biztosítva legyenek.

Ez azért is elengedhetetlen, mert egyes kérdések nemcsak időszakos karbantartást igényelnek. Például vannak olyanok, amelyek megállíthatják vagy gátolhatják a vállalkozás termelékenységét, vagy amelyek biztonsági vonatkozásokkal járnak. Egy meghibásodott, javításra szoruló kábel vagy vezeték, esetleg egy működésképtelen, termeléshez használt gép miatt a gyárban megállhat az élet, amíg el nem hárítják a felmerült problémákat. Ennél kisebb volumenű, ám ugyanolyan fontos feladat odafigyelni például a széfek vagy a hosszabbítók állapotára, ám egy csomagolással foglalkozó üzemben a ragasztószalagok vagy a csomagzáró gépek hiánya éppúgy fennakadáshoz vezethet, mint valamely komolyabb berendezés tönkremenetele.

Tisztaság – fél egészség!

Nagyon sokat elárul egy létesítményről a mosdók és az étkezőhelyiségek, konyhák állapota. Egész más érzéssel térünk vissza egy olyan helyre, ahol a mellékhelyiségek rendezettségéről és tisztaságáról már meggyőződtünk, mint oda, ahol áldatlan állapotokat tapasztaltunk. A higiénia megléte vagy hiánya hatással van nemcsak komfortérzetünkre, de egészségi állapotunkra is. Ez a kérdés napjainkban különösen aktuális, amikor a kézfertőtlenítők mindennapjaink elengedhetetlen tartozékai lettek, és a személyi higiénia nem csupán az igényességről szól, hanem egészségünk védelméről is.

A takarítási műveleteket gyakran munkaidőn kívül végzik, de aközben is rendelkezhetnek például a WC-k tisztításáról, a fogyóeszközök (például WC-papír tekercsek, szappan, papírtörlők, tisztítószerek) utánpótlásáról. Az irodákat, üzlethelyiségeket, illetve a gyárak üzemeit általában már nyitás vagy a munkaidő megkezdése előtt kitakarítják, s e műveleteket megismétlik a munkaközi szünetekben, valamint zárás után is. Ez nemcsak azért fontos, hogy a frissen felmosott parkett vagy járólap ne legyen pár perc múlva újra koszos, hanem biztonsági megfontolásból is, a csúszásveszély miatt. (Ne felejtsük el, ha munkaidőben a kolléga elcsúszik a vizes járólapon, és megsérül, azért a munkáltató felel, s ha a sérülés miatt az illető betegállományba kényszerül, vagy egyéb anyagi kárt szenved, azt a cégnek meg kell térítenie, fizetnie kell a táppénzt, súlyosabb esetben egyéb kártérítést!)

A megfelelő tisztítószerek kiválasztása kiemelt jelentőséggel bír – hatékonyságuk mellett oda kell figyelni arra is, hogy biztonságosan használhatók legyenek, illetve, erősebb vegyszerek esetében biztosítva legyen a személyzet számára a megfelelő védőfelszerelés, mint például a gumikesztyű vagy a szájmaszk. Előbbi a bőrt, a kezeket védi a kémiai anyagok maró hatásaitól, utóbbi pedig a káros anyagok belélegzésétől óvja meg használóját.

Ha a cég mellékhelyiségei és konyhái mindig tiszták és rendben vannak, azzal a vezetők sokat tesznek munkavállalóik komfortérzetének biztosításáért, és a kellemes munkakörnyezet kialakításához is hozzájárulnak.

Számít a komfortérzet is

A higiénia biztosítása mellett a cégek sokat tehetnek azért, hogy alkalmazottjaik és a létesítményben tartózkodók jól érezzék magunkat az épületben.

Például a fűtőberendezések, ventilátorok és hordozható légkondicionálók segítségével megfelelő hőmérsékletet teremthetnek minden évszakban. Télen a párásítók, nyáron pedig a páraelszívók biztosítják a megfelelő nedvességtartalmat. A légtisztítók és a szűrők jelentik az első védelmi vonalat az allergének, a por és a levegőben terjedő vírusok ellen.

Ugyanilyen lényeges feladat a megfelelő világítás, amelyről szintén az üzemeltetés feladata gondoskodni. Ma már egy modern irodai környezetben szinte elvárás, hogy a sötét, téli hónapokban is természetes fény mellett tudjanak a kollégák dolgozni. A szervezetünk, hormonrendszerünk és szemünk számára a Nap fénye számít természetesnek – minél inkább eltér a természetestől a világítás, annál „idegenebb” számunkra. Ha egész nap neonfény mellett kell dolgoznunk, rövid távon fejfájással, égő szemekkel, hosszabb távon látásromlással is számolhatunk. Elengedhetetlen tehát pontosan megtervezni, a munkafolyamatokhoz és a helyiség adottságaihoz igazítani a világítást, a későbbiekben pedig folyamatosan cserélni a kiégett izzókat, így biztosítva a megfelelő fényviszonyokat a gördülékeny munka érdekében.

Intézkedések „a biztonság kedvéért”

Itt két területet különböztetünk meg alapvetően: beszélhetünk az épített fizikai környezet és az abban tartózkodó személyek biztonságáról, illetve magáról a vagyonvédelemről, bevételünk, pénzkészleteink mindennapi védelméről. Mindkettő a létesítmény-menedzsment kiemelt feladatai közé tartozik.

A vezetés feladata, hogy biztosítsa az ingatlant használó összes alkalmazott és ügyfél biztonságát. Ez a felelősség kiterjed az összes lehetséges környezeti, egészségügyi és biztonsági kérdésre, különösen azokra, amelyek kifejezetten az épületet és annak berendezését érintik. Ennek elmulasztása komoly következményekkel járhat: pénzbírságok, elvesztett ügyfelek vagy akár büntetőeljárás is lehet az eredménye annak, ha a cég vagy az üzleti vállalkozás gondatlansága áldozatokat vagy maradandó környezeti károkat okozott. A létesítmény-menedzsment csapata akkor tudja a legjobban megvédeni vállalkozását, ha garantálja, hogy az épület minden részegysége naprakész, alkalmazottait jól képzik, vagyis rendeltetésszerűen tudják használni a rájuk bízott gépeket és eszközöket, megkapják rendszeresen az ISO-oktatásokat (tűz- és munkavédelmi oktatások). És persze, az is elengedhetetlen, hogy minden minőségbiztosítási engedély és tanúsítvány érvényes legyen, amelyekkel a törvényi előírásoknak megfelelően az adott vállalkozásnak rendelkeznie kell.

A nagyobb cégek dönthetnek úgy, hogy ezen a feladatok elvégzésével egy külső céget, például egy magánvállalkozást bíznak meg, mégis, a létesítménykezelő feladata annak biztosítása, hogy a cég eredményesen teljesítsen. Azon túl, hogy a biztonságra vonatkozó szabályokat a vezetőség betartja, és betartatja minden egyes munkavállalójával, bizonyos eszközök meglétét is biztosítania szükséges. Ezek az intézkedések már nem a fizikai környezet és annak használóit védik, sokkal inkább a vagyont, vagyis a biztonságos pénzkezeléshez és -tároláshoz járulnak hozzá. Ilyen eszközök a széfek és pénzkazetták, de ide tartoznak a bankjegyvizsgálók is. Előbbiek a pénz tárolásában játszanak fontos szerepet, csökkentik a készpénzlopás veszélyét, utóbbiak pedig a hamis bankjegyek és pénzérmék kiszűrését teszik lehetővé. Ezek az eszközök nélkülözhetetlenek olyan munkahelyeken, ahol nagyobb mennyiségű készpénzt kell napi szinten kezelni és tárolni.

A létesítmények üzemeltetésének műveletei, mint azt láttuk az előzőekben, magukban foglalják az összes olyan folyamatot, személyi feltételek biztosítását, a működéshez szükséges eszközök beszerzését, kezelését és karbantartását, amelyek elengedhetetlenek ahhoz, hogy a létesítmény teljes mértékben teljesítsen az elvárásoknak megfelelő módon. A létesítmény fenntartása általában magában foglalja annak mindennapi működését, működtetését, valamint a jövőbeni karbantartási és fejlesztési igényekre való felkészülést, illetve az ezzel kapcsolatos tervek elkészítését és végrehajtását.

Az egyes cégek vagy vállalkozások erre irányuló eljárásai és követelményei az adott iparágtól függően változnak. A létesítmények működését "létesítménykezelésnek" vagy "létesítménymenedzsmentnek" is nevezhetjük.

Ez egy olyan vezetői munka, amely a különféle vállalkozások hatékony működésére összpontosít, beleértve a kiskereskedelmi üzleteket, gyárakat, irodákat, raktárakat, campusokat, kórházakat, raktárakat és más kereskedelmi helyiségeket és létesítményeket. Ezek működtetésének legfőbb problémája operatív jellegű, például annak biztosítása, hogy a napi vezetés megfeleljen a szervezet céljainak, ugyanakkor a törvényi, jogszabályi elvárásokhoz is képes legyen igazodni.

Stratégiai szempontok is vannak, például a bevált gyakorlatok követése, a termelékenységi és hatékonysági normák, valamint a jogi és biztonsági követelmények teljesítése. A létesítmény működésére példa lehet a gyártó üzem. Annak működése az egyes részlegek és csapatok független és együttes munkája. Az együttműködés csak akkor lehet hatékony és biztonságos, ha a munkakörnyezet minden elvárásnak maradéktalanul megfelelő, biztonságos – ugyanakkor komfortos is egyben.

Üzemeltetés