Üzemeltetés

Az üzemeltetés kihívásai – mi minden kell, hogy egy létesítmény jól működjön?

Mit értünk egy létesítmény üzemeltetése alatt?

A létesítmény üzemeltetése olyan menedzsment feladat, amely a cégek vagy a különféle vállalkozások hatékony működésére összpontosít. Ez a munkafolyamat biztosítja, hogy a szervezet célkitűzéseit betartsák, és hogy a legjobb gyakorlatokat kövessék, teljesítve a termelékenységi és hatékonysági normákat. A legtöbb cégnél a létesítménygazdálkodási osztály feladata az épület napi működtetése; ezeket a feladatokat kiszervezheti vagy közvetlenül alkalmazott személyzet végezheti. Nagyon fontos, hogy a megbízott alkalmazottak tisztában legyenek a minőségbiztosításra vonatkozó szabályozásokkal, és munkájukat annak szem előtt tartásával végezzék, ugyanis a gondatlanság, az oda nem figyelés súlyos következményekhez vezethet, akár a cég vesztét is okozhatja.

Hogy néz ez ki a mindennapi gyakorlatban?

Az adott szervezet felépítésétől függően e feladatkör szinte bármit jelenthet: a női mellékhelyiségben a szivárgó csap megszerelésétől kezdve akár az elakadt fax javításáig. Az üzemeltetéssel megbízott kolléga vagy csapat felelős azért is, hogy a kávéautomata mindig működjön, az épület állapota folyamatosan megfeleljen a biztonságos használat elvárásainak, hogy eleget tegyen a cég a higiéniára vonatkozó, szigorú szabályozásnak, illetve, hogy mindehhez a tárgyi és személyi feltételek is biztosítva legyenek.

Ez azért is elengedhetetlen, mert egyes kérdések nemcsak időszakos karbantartást igényelnek. Például vannak olyanok, amelyek megállíthatják vagy gátolhatják a vállalkozás termelékenységét, vagy amelyek biztonsági vonatkozásokkal járnak. Egy meghibásodott, javításra szoruló kábel vagy vezeték, esetleg egy működésképtelen, termeléshez használt gép miatt a gyárban megállhat az élet, amíg el nem hárítják a felmerült problémákat. Ennél kisebb volumenű, ám ugyanolyan fontos feladat odafigyelni például a széfek vagy a hosszabbítók állapotára, ám egy csomagolással foglalkozó üzemben a ragasztószalagok vagy a csomagzáró gépek hiánya éppúgy fennakadáshoz vezethet, mint valamely komolyabb berendezés tönkremenetele.

Tisztaság – fél egészség!

Nagyon sokat elárul egy létesítményről a mosdók és az étkezőhelyiségek, konyhák állapota. Egész más érzéssel térünk vissza egy olyan helyre, ahol a mellékhelyiségek rendezettségéről és tisztaságáról már meggyőződtünk, mint oda, ahol áldatlan állapotokat tapasztaltunk. A higiénia megléte vagy hiánya hatással van nemcsak komfortérzetünkre, de egészségi állapotunkra is. Ez a kérdés napjainkban különösen aktuális, amikor a kézfertőtlenítők mindennapjaink elengedhetetlen tartozékai lettek, és a személyi higiénia nem csupán az igényességről szól, hanem egészségünk védelméről is.

A takarítási műveleteket gyakran munkaidőn kívül végzik, de aközben is rendelkezhetnek például a WC-k tisztításáról, a fogyóeszközök (például WC-papír tekercsek, szappan, papírtörlők, tisztítószerek) utánpótlásáról. Az irodákat, üzlethelyiségeket, illetve a gyárak üzemeit általában már nyitás vagy a munkaidő megkezdése előtt kitakarítják, s e műveleteket megismétlik a munkaközi szünetekben, valamint zárás után is. Ez nemcsak azért fontos, hogy a frissen felmosott parkett vagy járólap ne legyen pár perc múlva újra koszos, hanem biztonsági megfontolásból is, a csúszásveszély miatt. (Ne felejtsük el, ha munkaidőben a kolléga elcsúszik a vizes járólapon, és megsérül, azért a munkáltató felel, s ha a sérülés miatt az illető betegállományba kényszerül, vagy egyéb anyagi kárt szenved, azt a cégnek meg kell térítenie, fizetnie kell a táppénzt, súlyosabb esetben egyéb kártérítést!)

A megfelelő tisztítószerek kiválasztása kiemelt jelentőséggel bír – hatékonyságuk mellett oda kell figyelni arra is, hogy biztonságosan használhatók legyenek, illetve, erősebb vegyszerek esetében biztosítva legyen a személyzet számára a megfelelő védőfelszerelés, mint például a gumikesztyű vagy a szájmaszk. Előbbi a bőrt, a kezeket védi a kémiai anyagok maró hatásaitól, utóbbi pedig a káros anyagok belélegzésétől óvja meg használóját.

Ha a cég mellékhelyiségei és konyhái mindig tiszták és rendben vannak, azzal a vezetők sokat tesznek munkavállalóik komfortérzetének biztosításáért, és a kellemes munkakörnyezet kialakításához is hozzájárulnak.

Számít a komfortérzet is

A higiénia biztosítása mellett a cégek sokat tehetnek azért, hogy alkalmazottjaik és a létesítményben tartózkodók jól érezzék magunkat az épületben.

Például a fűtőberendezések, ventilátorok és hordozható légkondicionálók segítségével megfelelő hőmérsékletet teremthetnek minden évszakban. Télen a párásítók, nyáron pedig a páraelszívók biztosítják a megfelelő nedvességtartalmat. A légtisztítók és a szűrők jelentik az első védelmi vonalat az allergének, a por és a levegőben terjedő vírusok ellen.

Ugyanilyen lényeges feladat a megfelelő világítás, amelyről szintén az üzemeltetés feladata gondoskodni. Ma már egy modern irodai környezetben szinte elvárás, hogy a sötét, téli hónapokban is természetes fény mellett tudjanak a kollégák dolgozni. A szervezetünk, hormonrendszerünk és szemünk számára a Nap fénye számít természetesnek – minél inkább eltér a természetestől a világítás, annál „idegenebb” számunkra. Ha egész nap neonfény mellett kell dolgoznunk, rövid távon fejfájással, égő szemekkel, hosszabb távon látásromlással is számolhatunk. Elengedhetetlen tehát pontosan megtervezni, a munkafolyamatokhoz és a helyiség adottságaihoz igazítani a világítást, a későbbiekben pedig folyamatosan cserélni a kiégett izzókat, így biztosítva a megfelelő fényviszonyokat a gördülékeny munka érdekében.

Intézkedések „a biztonság kedvéért”

Itt két területet különböztetünk meg alapvetően: beszélhetünk az épített fizikai környezet és az abban tartózkodó személyek biztonságáról, illetve magáról a vagyonvédelemről, bevételünk, pénzkészleteink mindennapi védelméről. Mindkettő a létesítmény-menedzsment kiemelt feladatai közé tartozik.

A vezetés feladata, hogy biztosítsa az ingatlant használó összes alkalmazott és ügyfél biztonságát. Ez a felelősség kiterjed az összes lehetséges környezeti, egészségügyi és biztonsági kérdésre, különösen azokra, amelyek kifejezetten az épületet és annak berendezését érintik. Ennek elmulasztása komoly következményekkel járhat: pénzbírságok, elvesztett ügyfelek vagy akár büntetőeljárás is lehet az eredménye annak, ha a cég vagy az üzleti vállalkozás gondatlansága áldozatokat vagy maradandó környezeti károkat okozott. A létesítmény-menedzsment csapata akkor tudja a legjobban megvédeni vállalkozását, ha garantálja, hogy az épület minden részegysége naprakész, alkalmazottait jól képzik, vagyis rendeltetésszerűen tudják használni a rájuk bízott gépeket és eszközöket, megkapják rendszeresen az ISO-oktatásokat (tűz- és munkavédelmi oktatások). És persze, az is elengedhetetlen, hogy minden minőségbiztosítási engedély és tanúsítvány érvényes legyen, amelyekkel a törvényi előírásoknak megfelelően az adott vállalkozásnak rendelkeznie kell.

A nagyobb cégek dönthetnek úgy, hogy ezen a feladatok elvégzésével egy külső céget, például egy magánvállalkozást bíznak meg, mégis, a létesítménykezelő feladata annak biztosítása, hogy a cég eredményesen teljesítsen. Azon túl, hogy a biztonságra vonatkozó szabályokat a vezetőség betartja, és betartatja minden egyes munkavállalójával, bizonyos eszközök meglétét is biztosítania szükséges. Ezek az intézkedések már nem a fizikai környezet és annak használóit védik, sokkal inkább a vagyont, vagyis a biztonságos pénzkezeléshez és -tároláshoz járulnak hozzá. Ilyen eszközök a széfek és pénzkazetták, de ide tartoznak a bankjegyvizsgálók is. Előbbiek a pénz tárolásában játszanak fontos szerepet, csökkentik a készpénzlopás veszélyét, utóbbiak pedig a hamis bankjegyek és pénzérmék kiszűrését teszik lehetővé. Ezek az eszközök nélkülözhetetlenek olyan munkahelyeken, ahol nagyobb mennyiségű készpénzt kell napi szinten kezelni és tárolni.

Ahogy azt láthattuk, az üzemeltetés nem egyszerű feladat, hiszen rendkívül szerteágazó, sokféle folyamatot magába foglaló tevékenységről van szó. Nem merül ki abban, hogy legyen a mosdókban szappan, a konyhákban papírtörlő, és hogy a helyiség minden világító berendezésében égjen az izzó. A létesítmény fenntartása általában magában foglalja annak mindennapi működését, működtetését, valamint a jövőbeni karbantartási és fejlesztési igényekre való felkészülést, illetve az ezzel kapcsolatos tervek elkészítését és végrehajtását. Követni kell, és be kell tartani a különböző törvényi és jogszabályi rendelkezéseket, meg kell felelni tűz- és balesetvédelmi, minőségbiztosítási szempontoknak, ugyanakkor élhető környezetet is kell teremteni mindazok számára, akik az adott fizikai környezetet és annak berendezéseit használják. Biztosítani kell a megfelelő személyzetet, legyen szó takarítókról, karbantartókról, rendszergazdákról vagy minőségbiztosítási szakemberekről. Fenn kell tartani egy olyan higiéniai állapotot, amelyben a munkavállaló, illetve az ügyfelek jól érzik magukat, ugyanakkor a tisztasággal egészségi állapotuk védelméhez is hozzájárulunk. A komfortérzethez egy jól kidolgozott biztonságtechnikával is hozzájárulhatunk, hiszen hatalmas stresszt veszünk le a pénzzel foglalkozó kollégák válláról ezen eszközök bevezetésével és a használatukhoz kapcsolódó rutin kialakításával. Ha mindezeket az elvárásokat betartjuk, azzal azt üzenjük dolgozóink és partnereink, ügyfeleink számára, hogy fontosak számunkra, odafigyelünk fizikai állapotuk megóvására, és mindent megteszünk azért, hogy a munkahelyi környezetben a mindennapokban jól érezzék magukat.